個人情報保護方針

近年、高度情報化社会の進展に伴い、個人情報保護の重要性はますます高まっております。全協ビル管理協同組合(以下、「当組合」という) が属するビルメンテナンス業界に おいても、個人情報の適切な取扱いは重要な社会的責務であると認識しております。
当組合は、総合ビルメンテナンス関連事業等を行う協同組合として、個人情報の保護を重要な経営課題と位置づけ、以下の通り個人情報保護方針を定めます。本方針を全従業員に周知徹底させるとともに、個人情報保護の仕組みを構築し、確実な履行に努めることを宣言いたします。

第１条 個人情報の取得、利用及び提供

当組合は、事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。個人情報の利用目的を明確にし、その目的の達成に必要な範囲内で適切に取扱います。また、 目的外利用を行わないための具体的な措置を講じます。 さらに、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法による個人情報の利用は行いません。

第２条 安全管理措置の実施(漏えい等の予防及び是正)

当組合は、個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止及び是正のため、組織的、人的、物理的、技術的な安全管理措置を規定し、これを厳重に実施します。万が一、個人情報の漏えい等の 事故が発生した、あるいはその兆候を検知した場合は、速やかに是正措置を講じるとともに、法令に基づき適切に報告・通知を行います。

第３条 法令・規範の遵守

当組合は、保有する個人情報の取扱いに関して適用される法令、国が定める指針、その他の規範を遵守いたします。

第４条 苦情及び相談への対応

当組合は、個人情報の取扱いに関する苦情及び相談、並びに本人からの開示等の求め(利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去・第三者提供の停止等)に対して、受付 及び対応の体制と手順を整備し、迅速かつ誠実に対応いたします。

第５条 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善

当組合は、個人情報保護に関する管理の体制と仕組み(個人情報マネジメントシステム)について、社会情勢や技術動向の変化、法令の改正等に合わせて継続的に見直し、改善を実施いたします。

個人情報の取り扱いについて

皆様からお預かりする個人情報の取り扱いについて、以下の通り公表いたします。

１．事業者の名称、住所及び代表者の氏名

全協ビル管理連合協同組合
〒350-0046埼玉県川越市菅原町25-1
代表理事 山田 稔

２．個人情報保護管理者(個人情報管理責任者)

個人情報管理責任者;全協ビル管理連合協同組合 本部事務局
連絡先:「9.個人情報の取り扱いに関する苦情、お問い合わせ先」と同じ

３．個人情報の利用目的について

当組合がお預かりした個人情報は、ご本人の同意を得た範囲内、または法令に基づく適切な範囲内で利用いたします。具体的な利用目的は以下の通りです。なお、違法又は不当な行為を助長し、 又は誘発するおそれがある方法による個人情報の利用は行いません。

（１）お取引先の個人情報
お取引先からの指示、発注、契約、請求これらに係る連絡及びこれらの実施に係る業務のため

（２）役員に関する個人情報
会社法に基づく権利の行使・義務の履行のため

（３）組合員に関する個人情報
入札業務の展開に当たり、直接組合員からお預かりした個人情報を利用します

（４）従業員の個人情報
従業員の雇用管理のため（給与・税務処理、社会保険関係の手続き、健康管理、福利厚生等）

（５）採用応募者に関する個人情報
採用情報等の提供・連絡及び採用選考業務のため

（６）お問い合わせいただいた方の個人情報
お問い合わせ、ご相談、クレーム等への対応に係る業務のため

（７）外国人技能実習に関する個人情報
技能実習に関する業務を遂行するため

※上記以外の目的で、個人情報を利用する必要が生じた場合には、法令により許される場合を除き、あらかじめご本人の同意を頂くものとします。

４．個人情報の第三者への提供について

取得した個人情報は、本人の同意を得ることなく、業務委託先以外の第三者に提供することはありません。但し、法令に基づく場合、及び生命、健康、財産等に重大な危険を及ぼす場合は除きます。

５．個人情報の第三者への委託について

業務の一部を外部に業務委託する際は、個人情報を適切に保護できる体制を敷き実行していることを条件に委託先を厳選し、機密保持契約を締結した上で、適切な管理・監督を行います。

６．個人情報提供の任意性

ご自身の個人情報を当組合に提供されるか否かは、ご自身の自由な判断によりますが、ご提供いただけない場合には、上記利用目的のサービスや対応が提供できない場合がありますので予めご了承下さい。

７．保有個人データ(開示対象個人情報)の開示等の求めについて

本人またはその代理人からの求めにより、当組合が保有する保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去、第三者への提供の停止、及び第三者提供記録の開示 （以下｢開示等」という）に応じます。

（１）保有個人データの利用目的
上記「3.個人情報の利用目的について」の(1)から(7)に記載の利用目的と同じです。

（２）開示等の求め及び苦情の申し出先
「9.個人情報の取り扱いに関する苦情、お問い合わせ先」と同じ

（３）開示等の求めに際して提出すべき書面と方法
①当組合所定の「個人情報に関する開示等申請書」にご記入いただき、面談または郵送により受け付けます。ご本人確認用の必要書類を添付の上、上記申し出先までご持参またはご郵送ください。
②ご本人確認用の必要書類
運転免許証、健康保険証、年金手帳、パスポート、住民票の写し等のいずれか。代理人の場合は、上記の書類のほか、本人からの委任状及び代理人自身の本人確認用書類を提出していただきます。(※本籍地が明示されている場合は、黒塗り等で消去していただいて結構です。)
③当組合からの回答方法
原則として、申請者が指定した方法(電磁的記録の提供(メール等)または書面の交付) により回答いたします。

（４）開示等の求めに関する手数料及び徴収方法
利用目的の通知および開示(第三者提供記録の開示を含む)の請求１件につき５００円の定額小為替（定額小為替発行手数料は本人負担）を徴収します。この手数料には、書面郵送の際の簡易書留料金を含みます。
ただし、内容の訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止の場合は、手数料は徴収しません。
その他、指定された開示方法により実費を要した場合は、別途請求いたします。

（５）開示の求めに対して対応できない場合
法令の規定に基づき、開示等の求めに対応できない場合があります。その場合は、対応しない旨とその理由を付記して速やかに通知いたします。

８.保有個人データの安全管理措置

当組合は、個人情報の適正な取扱い確保のため、以下の通り安全管理措置を講じています。

（１）基本方針・取扱規律の整備
個人情報の適正な取扱いのための「個人情報保護方針」の策定、および取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

（２）組織的安全管理措置
個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署の者による監査を実施しています。

（３）人的安全管理措置
個人情報の取扱いに関する留意事項について、職員に定期的な研修を実施するとともに、秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。

（４）物理的安全管理措置
個人情報を取り扱う区域において、職員の入退室管理及び持ち込む機器の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を講じています。また、個人情報を取り扱う機器 、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

（５）技術的安全管理措置
個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する 仕組みを導入しています。

（６）外的環境の把握
個人情報を保管しているネパールにおける個人情報保護に関する制度を把握した上で、安全管理措置を実施しています。

９．個人情報の取り扱いに関する苦情、お問い合わせ先

＜個人情報問い合わせ窓口＞
〒350-0046 埼玉県川越市菅原町25-1
Tel:049-223-4035
Fax:049-223-4037